”Näiden kokemusten jälkeen en osaisi enää palata aikaan ilman tekoälyä”
- Pasi Vilhunen, talousjohtaja, Bravedo
Päätoimipiste: Helsinki |
Toimiala: Useita |
Henkilöstö: + 7500 |
Liikevaihto: + 550 milj. |
Bravedo on työelämän, sote- ja teknologia-alalla toimiva useista kymmenistä yhtiöistä koostuva konserni.
Bravedo yritysyhteisöön kuuluu yhteensä 92 erillistä yhtiötä. Vuositasolla konsernissa käsitellään noin 120 000 ostolaskua. Näistä laskuista noin 90 % otetaan vastaan sähköisesti, 5 % PDF-laskuina ja loput 5 % skannataan.
Ennen Snowfox.AI:n käyttöönottoa Bravedo oli hyödyntänyt ostolaskujen käsittelyprosessissa automaatiota liittyen tilauksellisiin ja sopimuksellisiin laskuihin. Tuolloin automaatiotaso hipoi 20 – 30 prosenttia. Taso ei tyydyttänyt talousjohtaja Pasi Vilhusta, joka oli asettanut ostolaskujen käsittelyprosessin automatisoinnille kunnianhimoisen tavoitteen. Selvää oli, ettei tavoitteeseen tultaisi pääsemään perinteisillä menetelmillä.
Bravedo -konsernin toisessa yhtiössä, Baronassa, oli kehitetty menestyksekkäästi tekoälyä rekrytoinnin tarpeisiin. Hyvistä kokemusta inspiroituneena Vilhunen alkoi selvittää, voisiko tekoälyä soveltaa myös ostolaskujen käsittelyprosessin automatisointiin. ”Olimme huomanneet konsernissa, että tekoälyn oppimiskyky on huikeaa luokkaa. Pohdin voisiko samaa kapasiteettia hyödyntää myös taloushallinnon tarpeisiin”, Vilhunen valottaa Snowfox.AI:n synnyn taustoja.
Snowfox.AI oli ensin Bravedo konsernin sisäinen hanke, jonka tavoitteena oli automatisoida konsernin omaa ostolaskujen käsittelyprosessia niin pitkälle kuin mahdollista. Lopulta sisäinen hanke onnistui siinä mihin perinteisillä menetelmillä ei päästy. Jos automaatiotaso oli ennen 20 – 30 % luokkaa, yltää se nyt 85 prosenttiin. Automaatiotason nousun myötä manuaalisen työn määrä pienentyi huomattavasti.
”Tänä päivänä tekoäly reitittää ja tiliöi ostolaskumme automaattisesti. Tämä on tuonut uskomattomat säästöt niin ostoreskontraan, kuin liiketoimintaankin. Mikä parasta, toimihenkilöiden ei enää tarvitse käyttää aikaa tiliöinteihin ja dimensioiden etsimiseen vetovalikosta.”, Pasi Vilhunen kertoo suu hymyssä.
Hälyttävän tarpeen ostolaskujen käsittelyn automaatiotason nostoon synnytti Bravedolla tehty selvitystyö ostolaskujen käsittelyn tilasta. Tulokset puhuivat karua kieltä: Bravedon kaikista ostoreskontrassa ja liiketoiminnassa ostolaskuja käsittelevistä reilusta 240 ammattilaisesta kulutti ostolaskujen parissa viikoittain keskimäärin 0,5 – 3 tuntia. Konsernin kovapalkkaisimmat toimihenkilöt viettivät monissa tapauksissa eniten aikaa laskujen kanssa. Kuukaudessa laskujen käsittely tarkoitti keskimäärin noin 925 € kustannusta per tiliöivä toimihenkilö. Kun luvun kertoo kaikilla Bravedo -konsernin laskujen käsittelijöiden lukumäärällä, pääsee käsiksi samaan tunnetilaan kuin selvitystä lukeneella projektiryhmällä.
Selvitys läpivalaisi myös taloushallinnossa ostolaskujen parissa tehtävän työn ja niiden kustannukset. Bravedon ostoreskontran tehtävänä oli ostolaskun alkutarkastastus ja reitittäminen liiketoimintaan, jossa laskut tarkastettiin, tiliöitiin ja hyväksyttiin. Selvityksen mukaan, suurimmat aikasyöpöt olivat tiliöinnin ohella ostoreskontran tekemä manuaalinen reitittäminen. Suuri osa käsittelyn vaiheista tehtiin hyvin manuaalisesti, mekaanisesti kopioiden ja tallentaen tietoa paikasta toiseen.
”Selvityksen tulokset olivat suoraan sanottuna karmeita. Siinä koettiin jonkinlainen herätys siihen mitkä ostolaskujen käsittelyn todelliset kustannukset ovat”, Pasi muistelee.
Tehty selvitys vauhditti konsernin sisäistä hanketta, jossa tekoälyä kehitettiin ostolaskujen käsittelyn automatisoinnin tarpeisiin. Projekti kesti useita kuukausia ja sen tuloksena saatiin ratkaisu, joka osasi tehdä kohtalaisella tasolla ostolaskujen tiliöintiä. Tuloksista innostuneena sisäistä hanketta päätettiin jatkaa.
Bravedon on saavuttanut Snowfox.AI:n avulla ostolaskujen käsittelyprosessin äärimmäisen hyviä tuloksia. Tällä hetkellä Snowfox.AI tekoäly osaa ennustaa tiliöinnin ja muut kohdennusdimensiot noin 90 % tarkkuudella. Aiemmin manuaalisesti kiertoon laitetut ostolaskut menevät nyt automaattisesti kiertoon noin 80 % tarkkuudella. Investointi tekoälyyn on kannattanut, entistä korkeampi automaatiotaso on mahdollistanut konsernille satojen tuhansien eurojen säästöt.
Tekoälyn käyttöönotolla on ollut myös laajempia vaikutuksia taloushallinnon arkeen. Samalla kun ostolaskujen käsittelyn automaatiotaso on noussut, Bravedon keskitetyn taloushallinnon työn organisoitumista ja prosesseja on ollut mahdollista uudistaa. Rutiininomaisten työtehtävien tilalle pystytty rakentamaan entistä enemmän arvoa tuottavia tehtäviä.
”Näiden kokemusten jälkeen en osaisi enää palata aikaan ilman tekoälyä. Niin liiketoiminnan kuin ostoreskontran ammattilaiset ovat tulleet useampaan kertaan kiittelemään keventynyttä hallinnollista työtaakkaa”, Pasi summaa.
Vilhusella on isot odotukset Snowfox.AI:n ja Bravedon tulevaisuudelle ja uskoo, että tekoälyn potentiaalia on vasta raapaistu pinnalta. ”On hienoa, että Snowfox.AI palvelua kehitetään jatkuvasti. Koko ajan opitaan lisää siitä, kuinka tekoälyn potentiaalia voidaan hyödyntää entistä laajemmin taloushallinnon työn automatisoinnissa. Uskon, että meillä on vielä monta kiveä kääntämättä!”
Haluaisitko kokeilla ilmaiseksi, miten Snowfox.AI ostolaskutekoäly voisi nostaa teidän ostolaskuprosessinne automaatioastetta? Se on erittäin helppoa. Jätä vain yhteystietosi, niin järjestämme teille ilmaisen kokeilun.
Snowfox.AI palvelu osaa reitittää ja tiliöidä ostolaskut täysin automaattisesti tekoälyn avulla. Manuaalinen työ poistuu.
Osa Bravedo konsernia