2000-talets finansförvaltning: var är förändringen?

Världen förändras i snabb takt och nya tekniska innovationer omformar den ena branschen efter den andra. Ändå har finansförvaltningen bara tagit små steg för att hålla jämna steg med tiden. Vi behöver en revolution i tänkandet och större steg för att genomföra förändringar.

Som bransch styrs vi till stor del av lagar och regler – allt sker i ordnade former. Kanske gör detta också att vi är mycket försiktiga och kanske till och med benägna att nöja oss med mindre när det gäller lösningar och systemleverantörer.

Faktum är att det finns mycket att förbättra om vi vill att finansförvaltningen ska hoppa på den nuvarande eran, och tekniken är bara en del av det.

Var är finansförvaltningen nu?

Eftersom de nuvarande processerna för finansiell administration i företag ofta saknar effektivitet och innovation, förblir vår funktion i bästa fall marginell. Det finns så många uppgifter som skulle kunna automatiseras så att vi kan låta ekonomiadministrationen verkligen stödja verksamheten.

Om branschen inte förnyar sig och tar sitt syfte till nästa nivå är vi fast med processer och system som stöder decennier gamla affärsmodeller. Investeringar i finansiell administration är svåra att motivera om de bara ses som utgifter, och vi ses som en utgiftspost. Vi är mer än så, eller skulle åtminstone kunna vara det.

Så länge vi kan minnas har automatisering varit ett modeord inom fakturering. Vi trodde att e-fakturering var den stora frälsaren som skulle rädda oss från pappersarbete. Finland och de nordiska länderna var faktiskt bland de första att verkligen införa e-fakturering i alla företag.

Men allt som hände var att vi tog en befintlig process och gjorde den digital. Ja, leveransen av fakturor från säljaren till köparen blev enklare och mer oberoende av mänskligt arbete. Men vad händer när fakturan väl har nått fram till köparen? Det manuella arbete som kunde ha förnyats, gjorde det inte. Automatiseringen lämnades halvvägs.

Och det finns fortfarande så mycket arbete kvar att göra.

Vart behöver vi ta vägen?

Allt är möjligt, men låt oss börja med några viktiga punkter.

• Finansförvaltningen behöver omdefiniera sig själv.

Vårt bröd och smör just nu är inte kärnan i verksamheten, och det måste förändras. Det innebär att vi måste titta närmare på själva kärnan i vår verksamhet: vad är vårt mervärde? Vad förväntas av oss? Det betyder inte att vi ska gå upp på barrikaderna, utan snarare att vi ska tillhandahålla något som är affärskritiskt.

Ekonomiadministrationen måste stödja andra funktioner och visa att den är mer än bara mästare på fakturahantering. Vi har nyckeldata i våra händer, vilket gör att vi kan arbeta tillsammans med C-suite, marknadsföring och kommunikation, alla avdelningar. Till exempel kan uppgifter om nyligen genomförda förvärv vara ovärderliga för ledningen.

“När jag arbetade som marknadsdirektör var jag helt ensam om allt från budgetering”, säger Tuomas Haapsaari, Chief Growth Officer på Snowfox.AI. “Nyckeldata om våra utgifter och ett närmare samarbete med ekonomiavdelningen skulle ha varit till stor hjälp.”

Tänk Elon Musk. Med data till hands och artificiell intelligens som blir allt mer robust för varje dag kan vi simulera framtiden. Om du kunde bygga upp organisationens ekonomiprocesser igen, från början, vad skulle då hända? När det gäller teknik, skulle du välja de funktioner som ditt nuvarande system har, eller skulle du vilja ha något annat?

• Branschen måste förnya sina system.

Systemleverantörer är kärnan i branschen. System är ofta fortfarande plågsamt dyra och kontraintuitiva. Varför ska kunden vara bunden till ett dyrt system som inte fungerar för dem på 3-5 år?

Just nu innebär innovation ofta en ny instrumentpanel och snygga mätvärden som inte ger något verkligt affärsvärde. Kunderna lämnas ofta ensamma med att skörda frukterna i form av automatisering och kostnader. Vi måste flytta tillbaka ansvaret till leverantörerna och tillhandahålla system som gör våra liv enklare. Kostnaderna för dagens faktureringsteknik bör till exempel vara mer knutna till resultat, inte bara till användning.

Det är viktigt att de system vi använder ger mer automatisering, frigör utrymme för nya uppgifter när det är möjligt och, viktigast av allt, stödjer verksamheten. Mer tid och mindre manuellt arbete innebär mer tid för att förnya organisationsprocesser och hitta lösningar som stöder de övergripande affärsmålen.

• Vi måste vara djärva och störa.

Att göra saker på ett visst sätt om och om igen är ingen garanti för framgång. Vad branschen behöver är ett nytt sätt att tänka, oavsett om det gäller non-PO-fakturor, placeringen av ekonomiadministrationen i organisationer eller uppföljningscykler för nyckeltal.

CFO:n spelar en avgörande roll i detta – drivkrafter med en djärv syn och som inte låter rädslan för misstag stå i vägen för förändring. Interna processer kan revolutioneras med ett tekniskt verktyg i taget, genom att slå samman funktioner inom företag för att ge finansadministrationen en mer fördelaktig ställning.

Företagen bör gå mer i realtid, istället för bara månads- och årssiffror. Låt oss titta på siffror på daglig basis – vad fungerar, vad fungerar inte? Vilka mönster kan man se i kortare tidsramar som kan vara till hjälp i det långa loppet? Vem vet vilka outnyttjade områden som ligger bakom alternativa cykler och alternativa sätt att se på ekonomin.

Bland våra kunder finns företag som letar efter sätt att göra saker annorlunda, som ställer frågor som ingen annan ställer, till exempel hur man kan skapa mer värde för verksamheten, varför finansadministration som funktion finns och hur man kan gå från att vara en kostnadspost till att skapa mervärde. Jag berömmer dem för att de är aktiva och ser de möjligheter som finns där ute.

Att hitta en ny väg är branschens gemensamma mål

De som arbetar med finansiell administration är ofta upptagna av det dagliga arbetet. Det finns en stor efterfrågan på att sakta ner, störa det dagliga och fråga: finns det tillräckligt med dialog mellan aktörerna, och vilka är de nya metoder och tekniker som kan användas för att lösa utmaningar inom företag?

Det är en gemensam ansträngning, och vi kan inte lösa allt på egen hand. Men vi måste be om mer, när det gäller teknik och processer måste vi drömma större. Industrier omvandlas varje dag.

“Vi ska inte bara nöja oss med det vi har gjort hittills”, säger Haapsaari. “Tiden är mogen för en förändring. Med mer dialog mellan aktörerna kan vi se nya möjligheter inom företagen – och för hela branschen.”

Låt oss börja med teknik för fakturahantering. Intresserad av automatiserade lösningar?

Du kan börja med att lära dig mer om hur artificiell intelligens automatiserar processen för hantering av inköpsfakturor.