Blogg: 7 saker att tänka på när du köper en AI-lösning för att automatisera processen från inköp till betalning
Intelligent automatisering blir snabbt allt vanligare inom ekonomiadministrationen. Att använda artificiell intelligens (AI) som en del av processen för hantering av inköpsfakturor är en integrerad del av det dagliga arbetet i många företag idag. Faktum är att AI är ett effektivt sätt att automatisera konteringen och routningen av fakturor, vilket verkligen bidrar till att minska behovet av att manuellt hantera stora mängder fakturor. Det är en välkommen förändring eftersom manuell hantering är väldigt dyr! Genom att öka din automatiseringsnivå sparar du tid och pengar både inom ekonomiadministrationen och i affärsenheterna.
Men det finns några saker att tänka på när du planerar att skaffa en AI-baserad lösning som en del av din inköpsfakturaprocess. Låt oss titta på dem härnäst.
Checklista för AI-drivna lösningar för inköpsfakturor
Innan du köper någon programvara eller något verktyg eller någon lösning, gå igenom den här listan för att dubbelkolla att du har tagit hänsyn till allt som är nödvändigt. Det hjälper dig att fatta beslut och förhindrar också onödiga överraskningar.
1. Testa AI för att säkerställa att lösningens kapacitet motsvarar dina behov
Den absoluta kapaciteten hos en AI-lösning varierar eftersom inköpsdata är lite olika i varje företag. När du överväger olika lösningar, se till att du får testa lösningen innan du bestämmer dig för att köpa den. På så sätt får du reda på exakt vad du får och vilken typ av ökning av din automatiseringsnivå du kan förvänta dig.
2. Värdebaserad prissättning – betala endast för resultat
Poängen med att använda AI för hantering av inköpsfakturor är att öka automatiseringsgraden i din hanteringsprocess. Se därför till att prissättningen också är kopplad till att få det jobbet gjort. Med andra ord: betala bara för framgångsrik kontering och routning av fakturor.
AI kommer bara att automatisera de fakturor som du annars skulle behöva hantera för hand. Kontering och dirigering av dessa fakturor tar därför mindre tid och pengar. 3. Enkel integration – undvik tunga integrationsprojekt till ditt leverantörsreskontrasystem
AI för inköpsfakturor är alltid integrerat i den befintliga processen för hantering av inköp. För att undvika långa och dyra integrationsprojekt bör du se till att AI-leverantören har en fungerande relation med den programvara som du använder för att hantera inköpsfakturor. Det kommer att göra ditt liv och samarbetet med dina partners så mycket smidigare!
När AI för fakturaköp är en komplett produkt och inte bara ett anpassningsbart skelett, bör det bara ta cirka 2-3 veckor innan AI är i full användning. En anpassningsbar produkt kan ta upp till 6 månader att göra samma sak. 4. Öppenhet kring AI:s kapacitet – realtidsanalys
Be om realtidsanalys så att du kan se hur väl AI har bokfört och routat fakturor. AI är en ständigt lärande teknik och analyser ger dig en inblick i dess inlärningskurva – för att inte tala om att analyser hjälper dig att rapportera om resultaten.
Värdebaserad prissättning är knuten till analys. Om du inte kan följa utvecklingen av AI-lösningen kan du inte se resultaten och därför kan prissättningen inte baseras på AI:s framgångar. 5. Flexibilitet att skala tillsammans med automatisering
Leverantörsreskontran har stora möjligheter att automatisera fakturahanteringsprocessen. Routning av fakturor kan vanligtvis öka automatiseringsnivån med flera tiotals procent. Det är därför mycket viktigt att AI för inköpsfakturor kan skalas i realtid tillsammans med leverantörsreskontrasystemet.
Om t.ex. automatiseringen av leverantörsreskontran i din nuvarande programvara kan hantera 30 % av fakturorna, måste AI-baserad automatisering automatisera resterande 70 %. Om automatiseringen av leverantörsreskontran kan ökas till 35 % behöver AI automatisera 65 %, och så vidare. Flexibel AI skalas automatiskt i förhållande till din egen regelbaserade automatisering. 6. Inlärning – en äkta maskininlärningslösning bemästrar och utvecklar ny kunskap automatiskt
En av de fantastiska sakerna med AI är att för varje faktura som den hanterar får den feedback och tränar sig själv automatiskt baserat på den. Detta säkerställer att AI:s prediktionsnoggrannhet ständigt förbättras i takt med att den får nya fakturor att hantera. Därför är det väldigt viktigt att välja en lösning som lär sig själv. 7. Se till att AI-lösningen är säker
Inköpsfakturor är känslig information för företag. Det är därför det är viktigt att den lösning du får är certifierad. När en kvalitetspartner certifierar lösningen kan du vara säker på att din känsliga information är säker och sund.
Förhoppningsvis fann du dessa råd användbara när det gäller att förvärva inköpsfaktura AI. Om du har några frågor är du välkommen att kontakta oss, vi hjälper mer än gärna till!