När ska vi börja använda AI för att automatisera processen för hantering av inköpsfakturor?

Frågan i rubriken ställs ofta i kundmöten; när ska vi börja använda AI för att automatisera vår process för hantering av inköpsfakturor?

Låt oss säga att du precis har implementerat en ny Purchase to Pay-lösning. När ni bytte P2P-system togs de tidigare automatiseringsreglerna bort och ni måste nu börja utveckla automatiseringsregler från början. Ditt mål med det nya systemet är att göra processen för hantering av inköpsfakturor så automatisk som möjligt.

Av erfarenhet vet du att det kan ta lång tid att bygga upp automatiseringsregler om det finns många fakturor att ta hand om. Speciellt när du har tusen andra uppgifter som också kräver din uppmärksamhet. Resultatet kan bli att regelskapandet fördröjs och att systemets automatiseringspotential inte uppnås så snart som du hade hoppats.

Er inköpsfakturaprocess förblir därför mycket manuell, kanske under lång tid, vilket innebär att inköpsfakturor i stor utsträckning både cirkuleras och bokförs manuellt. Priset för en manuellt behandlad inköpsfaktura är minst 8 euro och till och med över 10 euro, beroende på hur effektiv den använda processen är.

“Fakturahanteringen blir mycket dyr om företagsledare eller chefer ägnar sin dyrbara tid åt att bokföra fakturor.”

Vad gör man i en situation där det tar för mycket tid att bygga regelbaserad automatisering?

Ett annat modernt sätt att automatisera konteringen och cirkulationen av inköpsfakturor är att använda artificiell intelligens i processen. Artificiell intelligens är ett enkelt sätt att automatisera eftersom det inte kräver någon manuell regeluppbyggnad. Artificiell intelligens skapar själv automatiseringsregler genom att använda inköpsfakturahistoriken och lär sig hur fakturorna ska konteras och skickas vidare automatiskt.

Dessutom, (åtminstone) när det gäller Snowfox.AI, baseras prissättningen av artificiell intelligens på korrekt bokförda och dirigerade fakturor. I praktiken innebär detta att vi endast tar betalt om AI lyckas automatisera konteringen och routningen av fakturan som annars skulle ha konterats och routats manuellt.

“Kostnaden för en manuellt behandlad inköpsfaktura är minst åtta euro. En inköpsfaktura som behandlas med hjälp av artificiell intelligens kostar tiotals cent.”

Konkurrerar artificiell intelligens mot regelbaserad automatisering?

Svaret är enkelt: det finns ingen konkurrens mellan regelbaserad automatisering och automatisering med artificiell intelligens. Artificiell intelligens och systemets egen automatisering fungerar bra tillsammans. Båda teknikerna har samma mål att automatisera det manuella arbetet.

Varför finns det ingen konkurrens? Logiken fungerar så att systemets egen automatisering alltid dominerar. Det innebär att när en inköpsfaktura kommer in i systemet kontrollerar systemet först om det finns en automatiseringsregel för fakturan, och om så inte är fallet automatiseras fakturan av AI. Om en automatiseringsregel hittas i systemet kommer fakturan inte att behandlas av artificiell intelligens överhuvudtaget.

På så sätt kan användningen av artificiell intelligens skalas efter behov, beroende på hur väl systemets egen automatisering fungerar och utnyttjas. Om systemets regelbaserade automatisering har nått en automatiseringsnivå på 30%, kommer AI att hantera de återstående 70%. När systemets automatisering når nivån 40%, hanteras 60% av fakturorna, resterande behandlas av artificiell intelligens.

Så vid vilken tidpunkt är det fördelaktigt att inkludera artificiell intelligens som en del av automationslösningen?

Låt oss börja med att konstatera att det dyraste alternativet alltid är att hantera inköpsfakturorna manuellt. Det billigaste alternativet skulle å andra sidan vara den 100% automatiseringsnivå som uppnås med systemet för inköpsfakturor. Detta är dock inte realistiskt ens på papperet. Det finns flera anledningar till detta, men för Non-PO-köpfakturor är den typiska automatiseringsnivån mellan 10 och 30 %. Sammanfattningsvis behandlas upp till 90 % av alla non-PO-fakturor manuellt.

Det mest realistiska och förnuftiga alternativet är den automatisering som uppnås genom ett sömlöst samarbete mellan inköpsfakturasystemets egen automatisering och artificiell intelligens. I praktiken utnyttjas systemets egen automation så långt som möjligt och de återstående fakturorna styrs till artificiell intelligens.

Men som sagt, det tar tid att bygga in automatisering i ett system. Å andra sidan kan artificiell intelligens implementeras mycket snabbt, till och med på ett par veckor, och den kommer att skapa värde från dag ett. Därför bör artificiell intelligens implementeras så tidigt som möjligt. På så sätt kan man snabbt uppnå en hög grad av automatisering och minska kostnaderna för den manuella hanteringen av inköpsfakturor.

När artificiell intelligens väl är implementerad är det fördelaktigt att börja dra nytta av systemets egen automatisering och skapa regler för frekvent återkommande inköpsfakturor. På så sätt kan den artificiella intelligensen hantera svåra inköpsfakturor och systemets egen automatisering ta hand om återkommande fakturor.

I takt med att systemets egen automatisering ökar minskar behovet av artificiell intelligens. Varje inköpsfaktura som automatiseras av systemet minskar kostnaden för artificiell intelligens och gör processen ännu mer effektiv.

Du bör dock inte vänta tills du har fått ut det mesta av systemet och först då fundera på att använda artificiell intelligens. Enligt vår erfarenhet bör potentialen i artificiell intelligens utnyttjas så snart som möjligt för att stödja den snabba ökningen av automatiseringsnivån.