Blogg: Hur kan AI-automatisering hjälpa ekonomiförvaltningen att bli mer strategisk?

Du har säkert hört argumentet att tekniken kommer att omvandla ekonomiadministrationen från en manuell processor till en strategisk partner för företagen. Detta kommer främst att ske genom den frigjorda tid som ekonomiadministratörerna får när tekniken automatiskt hanterar det arbete som de har gjort för hand.

Det finns två sidor av argumentet. För det första frigör tekniken verkligen tid från manuellt arbete. Så det arbete som ekonomiadministratörerna kommer att utföra i framtiden med denna extra tid är naturligtvis den ena sidan av saken. Den andra sidan av bilden är vad tekniken kommer att ge ekonomienheterna som hjälper dem att bli strategiska affärspartners.

Innan vi går djupare in på AI:s roll och dess konsekvenser för ekonomiarbetet ska vi titta på hur arbetet inom ekonomiadministrationen förändras tack vare AI-teknik.

Från process till strategi

Förhoppningsvis är det ingen som längre tror att tekniken tar bort jobb från finansiella administratörer. Vi är trötta på att slå den döda hästen. Men det förändrar arbetet.
Här har vi försökt visualisera var ekonomienheterna lägger sin tid nu och hur det bör se ut i framtiden. Som du kan se består arbetet mestadels av transaktionsarbete för närvarande. Men det arbetet kommer att minska i och med AI-automatiseringen. Det kommer även att påverka rapportering och kontroller i viss utsträckning. Det kommer att göra en del av det arbetet för människors räkning.

Den tid som frigörs från dessa områden flyttas till strategiskt arbete. Det är där den mänskliga insatsen kan få störst effekt för verksamheten. Arbetet blir mer analytiskt och – till viss del – kreativt.

Vad den här förändringen innebär är att arbetet fortfarande finns kvar. Företagen kommer fortfarande att behöva personer som bland annat kan ge insikter och göra förutsägelser baserade på data, ta fram rapporter som stöd för beslutsfattandet, upprätthålla transparens och se till att företaget uppträder etiskt. Dessa ansvarsområden kommer att finnas med i arbetsbeskrivningen för strategiska ekonomer.

Tekniken har en roll inom alla de områden som avbildas i pyramiden. Men den kommer att vara särskilt viktig inom strategiområdet. Tekniken kommer att tillhandahålla de data och analyser som behövs i det strategiska arbetet och för att omvandla ekonomerna till en strategisk partner för verksamheten. Att stödja strategiskt beslutsfattande är finansavdelningarnas framtida roll.

Ok, så hur hjälper AI till med detta, förutom att frigöra tid från ekonomiexperter? Det är vad vi ska titta på härnäst.

AI ökar mängden data till nytta för verksamheten

Ju mer du automatiserar, desto mer data kommer du att ha. AI automatiserar inte bara, utan integrerar och bearbetar data på ett sätt som kanske inte ens är möjligt för människor.

Det beror på att AI kan samla in data även från andra delar av företaget: kunder, leverantörer, personalavdelningar, försäljning, marknadsföring osv. AI kan samla in stora mängder data på ett mer exakt, snabbt och effektivt sätt. Vad finansavdelningen sedan gör är att använda data från alla dessa avdelningar för att få insikter, råd om beslutsfattande och för att göra förutsägelser. Ekonomiförvaltningen kan använda tid och data för att förstå verksamheten och hjälpa den i sitt arbete.

Kort sagt: ökade AI-verktyg leder finansfolk till affärsförståelse.

Från förståelse till rapportering

Ur strategisk synvinkel är det en sak att förstå data, men att använda dem i rapporteringen är guld värt.

I framtiden räcker det inte på långa vägar med att en affärsrapport kommer 1-2 veckor efter månadsbokslutet. Antingen måste det ske inom några dagar eller, ännu bättre, i realtid.

Faktum är att vi kommer att få se en tid då ekonomiavdelningarna inte behöver upprätta periodiska redovisningar, t.ex. vid månadsslut, kvartalsslut osv. AI-teknik kommer att göra det möjligt att se korrekta finansiella uppgifter när som helst, eftersom siffror och rapportering kan automatiseras.

Innan fullständig automatisering av rapporteringen är tillgänglig kan ekonomerna först behöva göra rapporterna mer visuella och enkla så att huvudbudskapet och insikten blir lätt och snabbt förståelig för verksamheten och ledningen. Men när de automatiserade dashboard-rapporterna väl används ger den traditionella rapporteringen vika för en mer insiktsfull realtidsvy över organisationens resultat.

Från insikt till framsynthet

För närvarande är det främst i backspegeln som rapporteringen sker. Men AI kan faktiskt förutspå framtida finansiella resultat baserat på trender och marknadsdata.

Enligt Gartner kan AI ge företag exakta förutsägelser om ekonomin och till och med ge rekommendationer om bästa tillvägagångssätt baserat på dessa förutsägelser. Detta kommer att ta bort mänsklig partiskhet från rapporteringen eftersom de modeller som människor skapar alltid kan “tweakas” för att visa vad som är gynnsamt eller förväntat.

Så inom vilka områden kan AI-teknik vara prediktiv? Till exempel: kassaflödesprognoser, intäktsprognoser, kostnads- och utgiftsplanering samt balansräkningsplanering.

Självklart beror fördelarna på vilken typ av företag du är. Om du är mycket produktcentrerad med ett brett utbud av produkter är det intäktsprognoser som du kommer att dra störst nytta av AI. Om du å andra sidan är ett multinationellt företag som konkurrerar i en bransch med låga marginaler, vill du förmodligen använda AI för att prognostisera kassaflödet.

AI och annan teknik ökar volymen och djupet på ditt företags data och när du som ekonomichef tittar på data på ett strategiskt sätt har du möjlighet att börja skapa mervärde som ekonomiavdelning.

AI-lösningar förbättrar företagskulturen

Här är något som du förmodligen inte förväntade dig att höra. En undersökning från 2021 som genomfördes av MIT Sloan Management Review och Boston Consulting Group visade att AI-implementering också har kulturella fördelar.

De hade intervjuat 2.197 chefer och 18 ledande befattningshavare om artificiell intelligens och affärsstrategi. Rapporten visade att:

• 58% ansåg att AI-lösningar förbättrade effektiviteten och beslutsfattandet i teamen.
• 78% rapporterade förbättrat samarbete inom teamen.
• < 75% såg förbättringar i teamets moral, samarbete och kollektiva lärande.

Företag som inte bara fokuserar på att minska kostnaderna utan använder AI för att utforska nya sätt att skapa värde såg bättre strategiska fördelar än de företag som bara använde AI för att minska kostnaderna.
De företag som använde AI för att skapa nytt värde var 2,5 gånger mer benägna att känna att AI hjälper deras företag att konkurrera jämfört med dem som sa att de använde AI främst för att förbättra befintliga processer.

Respondenter som hade sett AI-lösningar ge ekonomiska fördelar var 10 gånger mer benägna att ändra hur de mäter framgång.

AI hjälpte ledarna att identifiera nya prestationsfaktorer, vilket ledde till nya mål, mått och beteendemönster.

Dessa resultat visar två saker:

• När ett företag har AI-system på plats förändrar det hur människor arbetar. Teamen presterar och samarbetar bättre.
• AI är inte bara en teknik för att minska kostnader eller öka intäkter. Det förändrar företagens strategier.

Hittills har vi tittat på vad tekniken kan ge ekonomienheterna för att hjälpa dem att bli strategiska affärspartners. Låt oss nu titta på vad ekonomiadministratören ska göra med all den tid som frigörs.

Förändrade roller och arbetsuppgifter inom finansförvaltningen

AI-teknik kommer att frigöra tid för finansexperter att fokusera på mer strategiskt arbete. Vad är det för arbete? Vad ska tiden läggas på?

Fundera, planera och diskutera

Innan du börjar tilldela dina medarbetare nya roller måste du tänka efter och planera. Vad tycker du och ledningen att ekonomifunktionen ska ägna sin tid åt? Var vill ni vara som företag och hur kan ekonomiavdelningen hjälpa till med det?

Vi har också märkt att många av de ekonomiavdelningar som vi pratar med på olika företag inte vet hur mycket tid de lägger på alla sina processer. De har inte satt upp mål och mätetal för att följa upp sitt arbete. Så om detta är fallet för dig, är det där du ska börja. Räkna ut hur mycket tid du lägger på dina processer och hur mycket det kostar dig , sätt upp mål och bestäm mätetal för att följa hur det går för dig.

Fråga dina finansiella experter vad det är som intresserar dem. Vilka områden vill de lära sig och utveckla? Om de ligger i linje med företagets mål kan du låta dem utveckla sina färdigheter och intressen.

Potentiella fokusområden

Oavsett hur unik du tycker att din verksamhet och ditt företag är så finns det några fokusområden som alla företag bör rikta sin uppmärksamhet mot när arbetet övergår från manuellt till strategiskt arbete. Det enda som varierar är vilka av dem som är viktigast för ditt företags strategi.

Här är några exempel på potentiella fokusområden:

• Öka graden av automatisering inom finansavdelningen och i hela företaget.
• För finans och företag närmare varandra och hitta de områden där finans kan stödja företag på effektivast möjliga sätt.
• Utveckla rapporteringen: vad är användbart för företaget och verksamheten, hur kan man visualisera och förenkla rapporteringen, rapportera om lönsamma förvärv, skapa framsynsrapportering… Möjligheterna är oändliga.
• Förbättra kundservice och kundupplevelse.
• För ekonomi och IT närmare varandra. Detta kommer att underlätta produktutveckling och försäljning.
• Håll dig informerad om utvecklingsprocesser inom ditt företag och placera finansexperter i dessa projekt. På så sätt kan du påverka redan från början.

Slutligen, oavsett vad du gör, måste du leda “rädslefaktorn”.

Förändring är skrämmande. Du kommer att möta motstånd mot förändringar. Men du måste veta hur du ska leda så att alla tar sig igenom sina rädslor. Påminn alla om att de inte är ensamma och samla alla för att diskutera och planera framtiden.

Vad innebär allt detta för CFO:erna?

Generellt sett måste CFO:er ta tjuren vid hornen (så att säga) och börja leda förändringen. Du kan jämföra några av de företag som ligger långt framme när det gäller AI, studera deras lärdomar och implementera det som är genomförbart i din situation.

Enligt Deloitte, som undersökt företag i USA, har företag som ligger långt framme i AI-spelet tre gemensamma drag. Deloitte kallar dessa företag för forerunners.

Föregångare kan göra det:

1. Gör AI till en integrerad del av sina strategiska planer
   Dessa företag ser AI som ett viktigt verktyg för företagets affärsframgång. Det är därför de inkluderar en plan för implementering av AI i sina strategier. De flesta företag har en AI-implementeringsplan för hela företaget, men om företaget ännu inte är redo att påbörja en sådan process kan finansavdelningen göra det på egen hand och visa resten av företaget hur det går till.
   
   Om du bara tar dina första steg med AI är det bra att börja med att planera hur AI ska hjälpa till med strategiska initiativ.
   
   Ett tips: att skapa en vision och strategi för AI är inte heller en dålig idé.
   
2. Fokusera på intäkter och kundmöjligheter
   Forerunners mäter och följer upp intäkter och kundupplevelser för sina AI-projekt. Det här är ett bra sätt att fokusera på det man gör. När du mäter kundupplevelsen börjar du hitta nya sätt att använda AI för att hitta affärsmöjligheter.
   
   Samma föregångare spårade också kostnadsminskningar. Det är logiskt eftersom AI-lösningar ofta används för att automatisera arbetsintensiva uppgifter och bidra till att förbättra produktiviteten. Men poängen med dessa föregångare – åtminstone enligt Deloitte – är att de inte bara fokuserade på kostnadsminskningar utan också på kundupplevelse och intäkter.
   
3. Använd olika sätt för att skaffa AI
   Det vanligaste sättet för företag att börja med AI är att använda den företagsprogramvara de redan har. Men föregångarna använde flera olika sätt att implementera AI-lösningar. De använde också alternativ som AI-as-a-service och automatiserad maskininlärning ovanpå företagslösningarna. Detta var ett sätt för dem att påskynda utvecklingen av AI-teknik.

AI är ett verktyg för strategisk omvandling av finansförvaltningen

Vi hoppas att vi har lyckats visa dig några av de sätt på vilka AI-teknik kan hjälpa din ekonomiavdelning att arbeta mer strategiskt. Delvis handlar det om att utveckla teknik och delvis om att utveckla människor. I slutändan handlar det om att planera och leda, varken mer eller mindre. AI är inte längre en komplicerad teknik. Det behöver inte vara ett massivt implementeringsprojekt. Den kan förvärvas i små steg och med en lösning i taget.