AI har blivit hörnstenen i automatiseringen av inköpsfakturor
I den här bloggen kommer jag att fördjupa mig i våra kunders erfarenheter av AI för inköpsfakturor och hur AI:s roll har vuxit under de senaste åren.
Du har säkert redan hört att artificiell intelligens (AI) enkelt kan integreras i arbetsflödet för hantering av inköpsfakturor idag. Det enklaste sättet att göra detta är att köpa en färdig AI-tjänst för inköpsfakturor och ansluta den till ditt befintliga system för inköpsfakturor via gränssnitt. AI kan fördela kostnader och fastställa godkännandekedjan för fakturor med otrolig precision, vilket höjer automatiseringsnivån avsevärt.
Varför integrera AI i automatisering av inköpsfakturor?
Utan AI behandlas minst 80% av inköpsfakturorna manuellt och cirkuleras utan någon automatisering. Det är allmänt vedertaget att processen för inköpsfakturor är mycket manuell, och att bygga upp automatisering med traditionella metoder är arbetsintensivt och tidskrävande.
AI är en oöverträffad automatiseringslösning eftersom den erbjuder ett enkelt sätt att uppnå en verkligt hög nivå av automatisering av inköpsfakturor. AI lär sig logiken för automatisk fakturahantering genom att utnyttja historiska data, vilket eliminerar behovet av att manuellt skapa en enda automatiseringsregel. Med AI kan automatiseringsnivåerna omedelbart nå 80 % och med kontinuerlig inlärning till och med överstiga 90 %.
Kundberättelser
Helsingfors stad har nyligen infört Snowfox AI för inköpsfakturor för att automatisera hundratusentals inköpsfakturor. Innan AI infördes var automatiseringen minimal, och de allra flesta inköpsfakturor måste behandlas manuellt när det gäller fördelning och cirkulation. Vi kommer inom kort att publicera en separat artikel om Helsingfors erfarenheter.
Colliers har använt Snowfox AI för inköpsfakturor under en längre tid nu. Tiina Sollo, chef för enheten för inköpsfakturor, nämnde det i sin artikel:
“Vi har undersökt användningen av AI inom finansiella tjänster mer generellt, och hanteringen av inköpsfakturor identifierades som en utmärkt process för att använda AI. Det har varit fantastiskt att se resultat bara ett par veckor efter pilotprojektet. Förutsägelser om kostnadsfördelning effektiviserar redan vårt arbete med leverantörsreskontra, och vi förväntar oss att prognosprecisionen kommer att öka i takt med att AI fortsätter att lära sig.”
I en ny artikel rekommenderar ISS alla organisationer att hoppa på AI-utvecklingståget nu. Chief Information Officer Jenni Heinisuo skriver:
“Sedan studietiden, under min tjugoåriga karriär, har vi talat om möjligheterna med AI och det kommande utvecklingssprånget. Nu är dessa löften verklighet. Lyckligtvis är företagen inte ensamma i sina utvecklingsprojekt; det finns ett oöverträffat antal praktiska AI-lösningar tillgängliga som kan utnyttjas och anpassas ytterligare för att passa branschen och företagets behov.”
Hon nämnde också att ISS har införlivat AI för att ge intelligens till deras inköpsfakturaprocess.
“Vi har till exempel integrerat intelligens i den automatiska hanteringen av inköpsfakturor, så i stället för att gå igenom samma process flera gånger lär sig systemet och förbättras.”
Du kan läsa mer om Kiinteistötahkolas erfarenheter på Snowfox webbplats, men här är ett par citat från Olli-Pekka Kuhas intervju:
“Vi hanterar nästan en halv miljon fakturor per år genom inköpsfakturaprocessen, så volymen är betydande. Men det är mycket som upprepas i fakturorna, så vi visste redan från början att vi med smarta lösningar skulle kunna göra saker och ting mycket smidigare.”
“Efter att ha läst om Snowfox lösning insåg jag att den här färdigpaketerade algoritmbaserade AI-tjänsten skulle passa våra behov perfekt. En liknande produkt hade inte funnits på marknaden tidigare, men jag såg genast dess potential.”
“Under den allra första månaden översteg noggrannheten för fakturorna i automatiseringsprocessen 80%, och för närvarande ligger vi strax över 90%.”
Atlas Copcos globala servicecenter har beslutat att implementera Snowfox för automatisering av sina inköpsfakturor. Michal Schwarz delade med sig av sina förväntningar:
“Att hantera fakturor utan fysisk hantering är en kontinuerlig process för oss, och vi har kämpat en hel del med fakturor som inte är inköpsorder – det är intressant att se vad Snowfox AI kommer att tillföra automatiseringen av inköpsfakturor för vårt globala servicecenter.”
PHM Group övergav användningen av en mjukvarurobot vid implementeringen av AI eftersom AI kunde hantera samma uppgifter som roboten och mycket mer. Ida Bäckström kommenterade den förbättrade kvaliteten på arbetet tack vare AI:
“Arbetet är mer meningsfullt nu eftersom vi inte behöver slösa tid på detaljer och rutinmässigt copy-paste-arbete. Det som har försvunnit är det arbete som höjde stressnivån och hjärtfrekvensen under rasterna.”
Att implementera AI kan vara ett bekymmer för vissa företag, och det kan till och med innebära en viss rädsla. PHM Groups IT Service Manager, Hannu Kaskilahti, beskrev implementeringen på följande sätt:
“Det här var inte på något sätt ett IT-projekt, utan snarare en utveckling av leverantörsreskontraverksamheten. IT hjälper till, men IT som visar vägen kanske inte alltid stödjer processens utveckling på bästa sätt. Det var väldigt bra att det här var ett gemensamt projekt.”
Sarastia, Finlands största leverantör av stödtjänster till den offentliga sektorn, hanterar ett stort antal inköpsfakturor, vilket gör automatisering avgörande för deras arbete. Katja Somppi har sett hur AI har lett till en betydande automatisering av hanteringen av inköpsfakturor.
Den implementerade AI-hanteringen hanterar cirka 90 000 inköpsfakturor per år. AI har gjort ett betydande steg i automatiseringen, vilket resulterar i smidigare hantering av inköpsfakturor och tidsbesparingar för oss.
Noggrannheten för nästan alla utvalda förutsägbara redovisningsdimensioner ligger långt över 90%, till och med nära 100%. Detta är en utmärkt prestationsnivå för AI, vilket indikerar att inköpsfakturadata är av hög kvalitet och att AI-modeller fungerar exceptionellt bra.
Mehiläinen, en av Snowfox första kunder, insåg tidigt att hanteringen av inköpsfakturor från finansiella processer lämpar sig utmärkt för AI. Det är fantastiskt att se att de hade så framsynta individer som vågade omfamna AI nästan från början. Roope Rauhanlinna såg att AI kunde vara väl lämpat för att automatisera hanteringen av inköpsfakturor.
“Den generiska processen och inkluderingen av stora datamängder och upprepningar talar för att ta hanteringen av inköpsfakturor som det första automatiseringsmålet för AI.”
Förutom fakturering sköter Snowfox AI-tjänst även förmedlingen av inköpsfakturor åt Mehiläinen.
Vårt leverantörslandskap är fragmenterat och fakturornas innehållsnivå varierar. Därför kunde vi tidigare inte uppnå den önskade nivån av automatiserad routing. Nu, med Snowfox.AI, routas 90 % av fakturorna automatiskt. Denna prognosnoggrannhet har överträffat våra förväntningar och minskat arbetsbelastningen på leverantörsreskontran avsevärt.
Hur många inköpsfakturor bör ni ta emot årligen för att dra nytta av AI?
En tumregel för AI-användning är att ju fler fakturor som inte är inköpsorder du får, desto större är behovet av AI. Ju mer komplex din miljö är, desto bättre är den också för AI. Våra största kunder tar emot flera hundra tusen inköpsfakturor och har verksamhet i flera länder, men även mindre volymer räcker för att dra nytta av fördelarna med AI.
För AI-implementering är det lämpligt att ha volymer på över 20.000 inköpsfakturor per år. Även hälften av detta kan räcka, men vi har märkt att när det finns fler fakturor och därmed mer manuell hantering finns det en genuin önskan att eliminera den.
Om du vill ha snabba resultat och ett verkligt betydande automatiseringssprång rekommenderar jag att du åtminstone utforskar möjligheterna med AI och begär en offert på kostnaderna för AI och en bedömning av dess fördelar i din process.