Blogg: Hur kan du öka automatiseringen av leverantörsreskontran med din nuvarande mjukvarukapacitet och AI?

Att öka automatiseringen inom finansadministrationen har varit lite av en kamp för företagen. Visst finns det delar av processer och uppgifter som har varit möjliga att automatisera. Men ett område där det inte har funnits några bra automationslösningar är hanteringen av inköpsfakturor.
Ändå är det oftast här som företag har mycket att vinna på att öka sin automatiseringsgrad. Vissa inköpsfakturor kan hanteras med regler i leverantörsreskontraprogram, men regler kan bara tillämpas på en bråkdel av inköpsfakturorna. Det krävs något mer för att få upp automatiseringsgraden. Det är artificiell intelligens (AI).
Nuläge för automatisering av fakturor inom leverantörsreskontran
När man talar om automatisering av fakturahantering menar man vanligtvis matchning av inköpsorder (PO), avtalsmatchning och konteringsmallar. Det här är de vanligaste sätten att använda automatisering i fakturaprocesser.
Men det finns också andra möjligheter. Låt oss titta på ett exempel:
- Ett företag får 100.000 fakturor varje år.
- 45 000 av dessa är PO-fakturor och 10 000 är avtalsfakturor.
Hur blir det med de återstående 45.000 fakturorna?
De hanteras vanligtvis manuellt. Att manuellt posta och dirigera en faktura som inte är en postförskottsfaktura tar i genomsnitt 10-15 minuter och det tenderar att vara en ganska smärtsam process för de inblandade. Det är många arbetstimmar som går åt för att flytta 45 000 fakturor genom processen för hand.
I det här läget börjar vårt fiktiva företag fundera på om de bara ska använda inköpsorder?
Det är sant att det finns vissa stora företag som har infört den så kallade “No-PO-No-Pay”-policyn. De försöker få alla inköp att ske genom inköpsorder, och om det inte finns något PO-nummer på en faktura betalas den inte.
Men att få fakturaprocessen att fungera helt via inköpsorder och att få den att fungera 100% korrekt är en omfattande process och det finns bara en handfull företag som har lyckats få det att fungera. Det beror på att det finns många utmaningar med att implementera och driva det.
Om du vill öka dina automatiseringsnivåer måste det finnas andra, bättre sätt att göra det på.
Regelbaserad automatisering av leverantörsreskontran
Ett sätt för företag att försöka automatisera fakturaprocessen är genom regler i leverantörsreskontraprogrammet. Men inte heller detta är helt problemfritt. Programvaror för automatisering av leverantörsreskontra erbjuder inte tillräckliga lösningar för automatisering av fakturor som inte är fakturor. Ja, du kan automatisera en del av dina fakturor med regler. Men inte alla och absolut inte de flesta. Du kommer fortfarande att ha tusentals icke-PO-fakturor som du måste behandla för hand.
Vi har kartlagt hundratals fakturahanteringsprocesser för hundratals företag och det är alltid hanteringen av icke-PO-fakturor som har de lägsta automatiseringsnivåerna, vanligtvis mellan 10% och 25%. Endast ett fåtal företag som vi har träffat har haft en automatiseringsgrad på över 25 %.
Det beror på att det är ett mycket tidskrävande och komplext arbete att skapa och underhålla dessa automatiseringsregler, som måste göras för hand. Företag måste vanligtvis skapa hundratals, till och med tusentals regler för icke-PO-fakturor eftersom det finns en stor variation mellan dem.
Regelbaserad fakturahantering har fortfarande en viss roll i fakturahanteringen, men för att verkligen få upp automatiseringsnivåerna behöver du ett bättre sätt. Det är här AI kommer in i bilden.
Artificiell intelligens inom finansförvaltning
AI är nyckeln till att höja automatiseringsnivån inom ekonomiadministrationen i allmänhet och inom leverantörsreskontran i synnerhet. Men den uppmärksamhet som AI har fått de senaste åren har fått ekonomiadministratörer att undra om det ens finns fungerande lösningar.
I själva verket är de problem som AI kan lösa ganska vanliga: göra det cykliska arbetet smidigare, lätta på arbetsbördan, förbättra kvaliteten på rapporteringen, minska antalet misstag i processerna osv. Dagligt arbete, inte raketforskning.
Vad kan finansförvaltningen åstadkomma med AI?
Här är en icke uttömmande lista över de fördelar som AI kan medföra för finansförvaltningens processer:
- Bättre informationskvalitet från processerna
- Mindre variationer i processer när processens cyklicitet inte påverkas av hur upptagna människor är, sjukfrånvaro eller rusningstider per månad/kvartal/år
- Bättre skalbarhet: verksamheten kan växa utan att finansförvaltningen växer i samma takt
Förbättrad kostnadseffektivitet - Betydande utbildning i finansiell administration
- Förbättrad beredskap att använda AI i hela organisationen
- Bättre förståelse för processerna inom finansförvaltningen och mellan finansförvaltningen och näringslivet.
- Moderniserade och transparenta processer
Så det finns mycket att vinna. Men låt oss nu rikta uppmärksamheten mot leverantörsreskontraprocessen.
Vad tillför AI till leverantörsreskontraprocessen?
AI är det mest effektiva sättet att kontera och skicka non-PO-fakturor. Det är inte komplicerat eller svårt. I själva verket är det enkelt och snabbt att implementera och använda.
Vilka steg kan du automatisera i leverantörsreskontran?
Generellt sett ganska mycket. Här är en lista över steg som kan dra nytta av automatisering:
- Hantera leverantörsdata
- Ta emot fakturan
- Fånga upp data som lagras i fakturan
- Validera fakturan
- Skapa bokföringspost
- Gör betalningar i tid
Om du kan automatisera till och med några, om inte alla, av dessa steg ökar du din fakturaautomation med stormsteg.
Vilka funktioner har Snowfox.AI i processen för inköpsfakturor?
Ja, vi är partiska. Men låt oss berätta för dig på 30 sekunder vad vår AI kan göra:
- Automatisera kodningen
- Automatisera publicering
- Automatisera routning
- Hämta data från fakturafiler
- Analysera resultat i realtid
När alla dessa aspekter är på plats går vi från status quo med automatisering på låg nivå till automatiseringsland.
Ta en titt på den här bilden:

Status quo beskriver en typisk situation som vi ser när vi arbetar med företag. Deras automatiseringsnivå för icke-PO-fakturor ligger mellan 15-25%. Utöver det finns det ett antal fakturor som måste hanteras manuellt.
Med AI kan du verkligen öka automatiseringen av dina inköpsfakturor. Ditt nuvarande AP-system kan automatisera de fakturor som det kan, men det kommer fortfarande att finnas en ansenlig mängd fakturor som du inte kan automatisera. AI är det snabbaste sättet att hantera dem. Vi har kunder vars automatiseringsnivåer har stigit från 25 % till 90 % inom två år efter att de implementerat AI.
Hur fungerar automatisering av fakturor med AI?
När du börjar använda AI behöver du inte skapa några regler. AI lär sig av dina historiska data och skapar automatiseringsregler utifrån historiska fakturor och bokföringar.
Hur då?
AI går systematiskt igenom gamla fakturor en efter en.
- Den söker igenom fakturauppgifterna och tittar på varje enskild datapunkt på fakturan för att förstå hur den har behandlats.
- Den tittar på konteringen för att lära sig hur fakturan är konterad.
- Den drar slutsatser om hur och varför fakturorna konteras och konteras som de gör.
- Den bygger automatiskt upp automatiseringsregler baserat på vad den har lärt sig.
- Den ansluts till ett AP-automatiseringssystem och börjar automatisera inkommande fakturor baserat på vad den har lärt sig och hur den har lärt sig.
- När en ny faktura kommer tar AI:n fakturan och tittar på alla uppgifter som finns i den.
- Den förutser kontering och routing baserat på uppgifterna i fakturan och baserat på historisk information. Den förutser varje dimension: vad är det mest sannolika GL-kontot, det mest sannolika kostnadsstället, moms, projektkod, vilken dimension som helst som du använder.
- Den gör förpostering och förrouting för fakturan och skickar den till granskningsprocessen.
Men vad händer om AI begår ett misstag?
AI är självkorrigerande och självlärande!
Om AI gör ett misstag lär det sig av det och justerar för framtida fakturor. Låt oss säga att en granskare ser ett misstag som AI har gjort på en faktura. AI har till exempel förutspått kostnadsstället felaktigt. Granskaren rättar till misstaget.
När fakturan har gått igenom gransknings- och godkännandeprocessen och är redo att bokföras och betalas skickar systemet den slutliga konteringsinformationen tillbaka till AI. AI tittar på den slutliga bokföringsinformationen och jämför den med hur den hade förutsett den. Den ser då att det har skett en förändring och förstår att den har gjort ett misstag. Den lär sig och justerar sin regel för framtiden.
Det är så här AI kommer att bli bättre och bättre för varje faktura. Allt som behövs är data.
Hur börjar man använda AI för automatisering av fakturor?
- Om du kan, gör automatisering till en strategisk prioritering. Konsultföretaget McKinsey har märkt att de företag som har gjort detta har varit mer framgångsrika i sina automatiseringsprojekt.
- Även om du inte kan få automatisering att hamna högst upp bland de strategiska prioriteringarna, låt inte det hindra dig. Börja med att identifiera de bästa målen för automatisering inom dina egna processer. Utvärdera den nuvarande automatiseringsnivån och undersök vad som är tekniskt möjligt att uppnå för varje uppgift.
- Genom denna process kommer du att få en tydligare bild av din fakturaprocess. Sedan måste du förstå dessa processer grundligt. Titta på dina processer, titta på dina data och beräkna hur mycket tid som går åt till varje steg.
- Undersök olika tekniker och vad de kan göra. Var inte rädd för att göra detta även om du känner att din nuvarande kunskapsnivå inte är tillräcklig. Den kommer att bli bättre medan du forskar.
- Leta efter färdiga lösningar, världen är full av dem. AI är inte längre en marginell teknik.
- Oavsett vilken teknik du kommer att välja, se till att du använder den systematiskt. Ad hoc-lösningar blir alltid mer av en huvudvärk än en lösning.
Människor + AI + programvara för automatisering av leverantörsreskontra = hög grad av automatisering
AI ersätter inte människor. AI behöver en lärare och människor är de bästa lärarna som AI kan ha. Den viktigaste egenskapen hos AI är att det ständigt lär sig, aldrig glömmer och aldrig påverkas av brådska, stress, dåliga dagar eller sjukfrånvaro. Den plöjer vidare oavsett vad som händer. Och när du kombinerar AI som lärs ut av människor med din programvara för leverantörsreskontra kommer du automatiskt att täcka majoriteten av dina inköpsfakturor och få upp dina automatiseringsnivåer.
Fick vi dig att bli intresserad av möjligheterna med AI? Här är lite mer läsning i ämnet om du vill gräva lite djupare:
- Vilka är de typiska flaskhalsarna i processen för inköpsfakturor och hur åtgärdar man dem?
- Ser ditt system för automatisering av inköpsfakturor ut som ett Frankensteins monster?
- Hur man automatiserar processer för finansiell administration: praktiska råd från ekonomiexperter
- Hur beräknar man kostnaderna för hanteringen av inköpsfakturor inom ekonomiförvaltningen?