Hur beräknar man kostnaderna för hantering av inköpsfakturor?

Varje gång vi träffar ekonomiadministratörer för att diskutera automatisering av deras processer har de alla haft ett mål: att automatisera manuella rutinuppgifter. Dessa uppgifter är vanligtvis kontering och dirigering av fakturor och manuell matchning av inköpsorder.

Det är uppenbart att finanscheferna har förstått att det inte är hållbart att låta experter utföra repetitiva rutinuppgifter. Det är tråkigt och tar upp en enorm mängd resurser som människor skulle kunna använda till mer värdefullt arbete.

För att kunna åtgärda situationen måste du först känna till några siffror.

Vet du hur mycket din inköpsfakturaprocess kostar?

Ekonomiadministratörer är eliten bland sifferknackare. De kan företagets siffror utan och innan, baklänges, framlänges och framifrån och baklänges. Vissa har till och med kunnat berätta för oss om företagets automatiseringsgrad och mängden manuellt arbete utan att blinka.

Men samtidigt har vissa företag stirrat tomt på oss när vi frågat hur automatiserad deras kontering och routing av fakturor är eller hur lång tid de tar på sig att hantera fakturor. De har inte haft någon aning.

När vi börjar gå ännu djupare in i siffrorna har de flesta företag ingen som helst aning om hur mycket processen för hantering av inköpsfakturor kostar dem. För att öka automatiseringen bör ekonomiadministratörer och ledning absolut veta vad som påverkar kostnaderna.

Varför vet inte ekonomiförvaltningen vad det kostar att hantera en faktura?

Detta beror inte på att finansadministratörer inte vet hur man räknar ut dessa siffror. Inte alls! Om någon kan det, så är det de.

Verkligheten är att de helt enkelt inte har tid att göra dessa beräkningar. De ägnar sin tid åt repetitivt manuellt arbete och åt att stödja affärsenheterna. Och för det mesta är det ingen som ber ekonomiavdelningen att göra dessa beräkningar. Företagen är i allmänhet mer intresserade av affärsenheternas processer än av vad som kan hända i bakgrunden.

I många större företag sker hanteringen av inköpsfakturor i affärsenheter. Ett stort företag kan till exempel ha 500 personer som bokför och skickar iväg fakturor och 50 personer som granskar och godkänner dem. För att utreda kostnaderna måste vi först förstå hur mycket tid dessa 550 personer använder för att kontera, skicka och godkänna fakturor.

När kontering och dirigering av fakturor har “outsourcats” till affärsenheter har förhoppningen oftast varit att detta skulle göra organisationen mer effektiv. Sanningen är dock att fakturahanteringen är mycket dyrare i affärsenheterna än i ekonomiadministrationen.

Det kan bero på att det finns skillnader i lönekostnader. Eftersom affärsenheterna hanterar fakturor i mindre utsträckning än ekonomiadministratörerna har de också mindre kompetens och erfarenhet för att göra rätt på en gång. Därför sker det oftare misstag där.

Visste du förresten att varje inköpsfaktura som behandlas helt manuellt kostar företaget cirka 10 euro eller ännu mer?

För att sammanfatta: ju bättre ett företag känner till sina kostnader för inköpsfakturor, desto större är viljan att automatisera rutinuppgifter. Det är så höga kostnaderna kan bli.

Så här räknar du ut kostnaderna för din inköpsfakturaprocess

För att kunna beräkna exakt vad det kostar er att hantera inköpsfakturor behöver ni känna till följande information:

• Antal inköpsfakturor per år (st)
• Beloppet av inköpsorderfakturor (% / st)
  • Avstämning av order och betalning inköpsfakturor (%)
  • Tidsåtgång för manuell avstämning av order- och betalfakturor per faktura
    • Personer som hanterar manuell avstämning av inköpsfakturor för order och betalning och deras tillhörande utgifter
  • Graden av automatisering av fakturor som inte är betalningsorder
    • Kontering – andelen inköpsorderfakturor som konteras automatiskt (%)
    • Routing – andelen inköpsorderfakturor som automatiskt routas till granskare och godkännare (eller hamnar i bokföringen utan att routas) (%)
  • Sker kontering och routing i affärsenheter eller leverantörsreskontra?
  • Använt inköpsfakturasystem och dess månadskostnader
    • Beställde extra arbete från partner i inköpsfakturasystem
      
• Fakturarelaterade jobb som utförs inom leverantörsreskontra
  • Inledande granskning av fakturan och informationen på den, korrigering av eventuella misstag och brist på information
  • (Utstationering)
  • Routning
  • Slutlig granskning av inköpsfakturan
  • Fastställande av bokföringsinformation och kommunikation av denna till verksamheten
  • Kommunikation till partners och företag
  • Andra möjliga uppgifter: checka in fakturorna, skanna, skicka fakturor till bokföringen etc.
  • Den genomsnittliga tid som ägnas åt alla listade aktiviteter per faktura
• Affärsenheternas uppgifter vid hantering av inköpsfakturor
  • Granskning av fakturan
  • Bokföring av fakturan
  • Kommunikation till leverantörsreskontran om eventuella felaktigheter eller saknad information
  • Godkänna fakturan / Laskun hyväksyntä
  • Eventuell ytterligare omdirigering av fakturor
  • Den genomsnittliga tid som ägnas åt alla listade aktiviteter per faktura

• Lönerna för personer som arbetar med leverantörsreskontra
• Genomsnittslönerna för personer som granskar fakturor och deras kringkostnader
• Genomsnittliga löner för fakturamottagare och deras kringkostnader

Det kan verka som en skrämmande lista med information. Men det är alltid bättre att förstå helheten först, innan du börjar automatisera processen.

När du väl har gjort beräkningarna kommer det också att göra ditt liv enklare. Du kommer att se exakt hur mycket det kostar för ditt företag att hantera inköpsfakturor. Baserat på vår erfarenhet kommer du att bli förvånad över hur stor den slutliga siffran är.

I genomsnitt är kostnaden för att hantera en faktura cirka 5 till 10 euro. Tycker du att det låter lite eller mycket?

För oss låter det för mycket. Med teknik som redan är lättillgänglig skulle du få ner den siffran rejält, med flera euro.

Nu är det värt det.