Kundberättelse: Cramo

Servicenivån har ökat och medarbetarnöjdheten på leverantörsreskontraavdelningen har förbättrats. Personalens insatser används mycket mer effektivt än före Snowfox.

Emilia Niskanen

Ekonomichef, leverantörsreskontra

Huvudgren

Vantaa, Finland

Personal

0

Cramo

Cramo Group är en ledande leverantör av uthyrningstjänster inom byggbranschen i Europa, med verksamhet i 17 olika länder. Deras erbjudande omfattar tjänster som stöder byggande, renovering och underhåll.

Cramo Group är en ledande leverantör av uthyrningstjänster inom byggbranschen i Europa, med verksamhet i 17 olika länder. Deras erbjudande omfattar tjänster som stödjer byggnation, renovering och underhåll. Cramo strävar efter att förbättra kundernas effektivitet och produktivitet genom tjänster på plats och digitala lösningar. Cramo Finland Oy är en del av Boels-Cramo-koncernen. Boels-Cramo är verksamt i 17 länder och har 750 kontor, varav 200 i Nordeuropa.

Hundratusentals inköpsfakturor behandlas manuellt

Cramo tar emot flera hundra tusen inköpsfakturor per år. Antalet personer som granskar dessa fakturor är stort. Fakturorna granskas i många olika länder, men de styrs centralt via Finland. Förutom behovet av att automatisera bokföringsprocessen behövde Cramo betydande hjälp med att dirigera fakturorna. Dessutom fanns det ett behov av att förbättra och automatisera andra aspekter av inköpsfakturaprocessen.

Före Snowfox behandlades endast cirka 10% av alla fakturor automatiskt via inköpsorder eller betalningsplaner. Detta innebar att 90% av fakturorna krävde manuell bokföring eller routing. Även om regler skapades för att förbättra automatiseringsnivån i systemet, visade de sig vara begränsade.

Att dirigera inköpsfakturor var en mödosam process för Cramos leverantörsreskontrateam. Det tog lång tid att hitta en godkännare för inköpsfakturor och det var svårt att skicka fakturorna i tid. Situationen förvärrades ytterligare av den manuella bokföringen av fakturor för länder utanför Norden. I de nordiska länderna är det fakturagranskaren i affärsverksamheten som ansvarar för konteringen av fakturorna. Mängden manuellt arbete skapade en känsla av brådska i leverantörsreskontrateamet. Dessutom behövde servicenivån på leverantörsreskontraavdelningen förbättras. Mitt i dessa utmaningar blev Emilia Niskanen på Cramo genast entusiastisk över vad Snowfox kunde erbjuda för att förbättra situationen.

Varför bestämde man sig för att artificiell intelligens skulle ingå i processen för inköpsfakturor?

Det fanns en önskan om att avsevärt minska det manuella arbetet i samband med hanteringen av inköpsfakturor. Både bokföringsarbetet och routningen skulle automatiseras i så stor utsträckning som möjligt. På grund av omfattande manuellt arbete var genomströmningstiden för fakturor tidigare lång och fakturorna betalades något sent. Detta ledde till klagomål från både Cramo internt och från leverantörer.

Automatiseringen var också avsedd att förbättra medarbetarnas upplevelse av arbetet på leverantörsreskontraavdelningen. Målet var att minska känslan av att det är bråttom och göra arbetet mer meningsfullt.

Implementeringen gick smidigt

Ur Cramos perspektiv var implementeringen snabb och smidig och innehöll ett lämpligt antal möten och diskussioner. Snowfox integrerades i Cramos BaswareP2P-system för inköpsfakturor genom färdiga gränssnitt. Cramos utmaningar beaktades noga när AI-modellerna utbildades, och grundarbetet hade gjorts väl. Sammantaget gick implementeringen mycket bra.

“Implementeringen var överlag kundorienterad. Smidighet är det mest passande ordet för implementeringen av Snowfox”, säger Emilia Niskanen.

Den operativa modellen för artificiell intelligens krävde inledande inlärning och förtroende

Införandet av artificiell intelligens möttes med viss skepsis. Före artificiell intelligens baserades all automatisering på individuella regler, och det fanns ingen tidigare erfarenhet av artificiell intelligens. Det var svårt för medarbetarna att lita på att den artificiella intelligensen var korrekt, eftersom det i praktiken inte går att kontrollera vad den artificiella intelligensen kommer fram till. Man måste helt enkelt lita på att den artificiella intelligensen använder all information från fakturorna och drar slutsatser utifrån den. Tidigare, när varje automatiseringsregel skapades individuellt, visste man exakt vad de baserades på. Automatisering som enbart baserades på regler kunde dock bara tillämpas på 10% av fakturorna, vilket ledde till en enorm manuell arbetsbelastning.

Lyckligtvis har artificiell intelligens visat sin kapacitet i praktiken och man har börjat lita på den tack vare korrekta förutsägelser. Denna fas har varit en avgörande inlärningsresa in i den artificiella intelligensens värld för Cramo.

Artificiell intelligens har tagit automatiseringen av inköpsfakturor till en helt ny nivå

Snowfox förutser, genom artificiell intelligens, redovisningen av inköpsfakturor för Cramo med alla dess spårningspunkter och godkännandekedjor. Tidigare stoppades nästan alla fakturor på leverantörsreskontraavdelningen innan de skickades till godkännare. Nu, när Snowfox förutser bokförings- och godkännandekedjan för fakturor, skickas en betydande del av fakturorna automatiskt till godkännaren utan inledande granskning av leverantörsreskontran. Endast fakturor där den artificiella intelligensen inte är tillräckligt säker på bokföringen eller godkännaren stoppas för granskning av leverantörsreskontran.

Automatiseringsgraden har ökat från 10 % till över 80 %. För Cramos volymer innebär det hundratusentals automatiserade fakturor per år.

Den betydande ökningen av automatiseringen uppnåddes snabbt efter produktionsstarten. Ur kundens perspektiv uppnås automatisering utan ansträngning. Snowfox hanterar utbildningen av artificiell intelligens och utvecklingen av automatisering, så kunden behöver inte lägga tid på att förbereda eller underhålla regler. Under produktionen uppdaterar Snowfox artificiella intelligens kontinuerligt sig själv, vilket innebär att systemet utvecklas och håller sig uppdaterat trots förändringar.

Att lägga till Snowfox i systemet för inköpsfakturor har visat sig vara en mycket bra lösning. Snowfox svarade på automatiseringsbehoven över förväntan.

I och med implementeringen av Snowfox har den tid som läggs på fakturarouting minskat till bara 5% av vad den var före Snowfox. I synnerhet i länder där en stor del av fakturorna kommer i PDF-format har det varit en stor utmaning att routa fakturor.

Emilia Niskanen är mycket nöjd med den uppnådda automatiseringen: “Nu skickas fakturorna till godkännaren inom några minuter efter att de anlänt, eftersom Snowfox hanterar bokföringen och routningen av fakturorna. Det har varit fantastiskt att Snowfox nästan helt har eliminerat routningen av fakturor.”

Artificiell intelligens stöder systemets interna regelbaserade automatisering

Snowfox hanterar för Cramos räkning endast de inköpsfakturor för vilka det inte finns någon intern automatisering i Basware. På så sätt stöder artificiell intelligens systemets interna automatisering och hjälper Cramo att uppnå en så automatiserad inköpsfakturaprocess som möjligt.

Traditionella regelbaserade lösningar fungerade inte för PDF-fakturor, så Snowfox inverkan på detta problem var uppenbar. Artificiell intelligens visade sig också vara särskilt skicklig på att förutsäga godkännare för PDF-fakturor. Utan Snowfox hade det här problemet inte kunnat lösas.

“Det är bra att vi kan kombinera systemautomation och Snowfox. Systemet för inköpsfakturor har sina begränsningar, men med Snowfox kan vi komplettera det. Dessutom gör Snowfox förutsägelser för de fakturor där leverantören är ny.”

Ett nöjdare team inom leverantörsreskontra

Det manuella arbetet har minskat kraftigt på leverantörsreskontraavdelningen överlag och känslan av att det är bråttom har minskat. Redovisningen har skiftat mer mot kvalitets- och noggrannhetskontroller. Nu kan mer tid ägnas åt uppgifter som att kontrollera skattekoder. Den frigjorda tiden kan också användas för annan utveckling inom ekonomisk förvaltning och kundservice.

“Jag gillar att mitt team i allt högre grad kan bli experter. Det visar att man uppskattar att människor lägger till mer komplexitet i sitt arbete. Servicenivån har ökat och medarbetarnöjdheten på avdelningen för leverantörsreskontra har förbättrats. Personalens insatser används mycket mer effektivt än före Snowfox.”

Avdelningen för leverantörsreskontra har också gått från att klicka på enskilda fakturor till att utöka arbetsuppgifterna. Emilia är mycket nöjd med detta: “Det känns bra att ge mina underordnade uppgifter som rör analys och artificiell intelligens.”

Med förbättrade processer och nöjdare medarbetare har servicenivån på Cramos leverantörsreskontra höjts, vilket har uppmärksammats av olika intressenter. På grund av bättre service har leverantörsreskontran fått positiv feedback. “Vi fick en faktura igår, och den betalades redan idag.”

Kontinuerlig tjänstgöring

Snowfox kontinuerliga servicemodell är uppskattad och Emilia hoppas att smidigheten kommer att finnas kvar. Regelbundna möten hålls med Snowfox och e-postmeddelanden skickas vid behov. Förutom att Snowfox analys och applikation är mycket funktionella, stödjer de användningen av tjänsten.

“Snowfox frågar alltid hur det går och lyssnar på oss. Det är viktigt.”

Emilia konstaterar klokt att den gemensamma resan in i världen av artificiell intelligens har varit en viktig väg för Cramos personal: “Snowfox har guidat Cramo från en regelbaserad värld till en värld av artificiell intelligens. Jag känner att vi med Snowfox får vara i framkant när det gäller ekonomisk förvaltning. Jag har också lärt mig mycket i det här samarbetet.”

Uppnådda fördelar: Den tid som läggs på att skicka fakturor har minskat avsevärt, praktiskt taget till bara fem procent (5%) av den tid som lades ned före Snowfox. Hög automatisering uppnåddes även för PDF-fakturor. Stora volymer fakturor kan behandlas med ett litet team: Personalens insatser används mer effektivt. Resursbehovet för leverantörsreskontran har minskat. Fakturorna börjar röra sig självständigt på ett ögonblick när Snowfox definierar godkännaren och bokföringen, och systemet vidarebefordrar fakturan. Cramos servicenivåer har ökat och den positiva feedbacken har ökat internt från intressenter efter implementeringen av Snowfox. Kvaliteten på redovisningen har förbättrats. Felen har minskat med hjälp av artificiell intelligens. Medarbetarna är mer nöjda och brådskan har minskat.

Emilia rekommenderar Snowfox till alla

“Jag kan inte se någon plats där Snowfox tjänst för artificiell intelligens inte skulle kunna prövas. Alla leverantörsreskontraavdelningar i världen kämpar med manuell bokföring, routing, skatter och snabb hantering av fakturor.”

Vill du veta hur mycket enklare det kan bli att hantera inköpsfakturor?

Låt oss ta ett snack, utan förpliktelser.

Om du vill prata med oss om att genomföra ett AI-noggrannhetstest eller bara vill ställa några frågor, fyll bara i det här praktiska lilla formuläret så återkommer vi till dig inom 24 timmar (om det inte är helg eller nationell helgdag, då kan det ta lite längre tid).