Palkeet utvecklar automatisering av fakturering med hjälp av artificiell intelligens Snowfox.AI

Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) är en leverantör av koncerntjänster inom finansministeriets förvaltningsområde. Palkeet tillhandahåller ekonomi- och HR-tjänster för statliga myndigheter, avdelningar och fonder, samt statligt ägda företag och helägda statliga aktiebolag som tillhandahåller tjänster för den finska staten, samt enskilda statsanställda.

Palkeet hade ett offentligt anbudsförfarande för en AI-baserad utstationeringstjänst våren 2021. Vinnaren av upphandlingen var Aitomation Oy, som erbjöd AI-tjänsten Snowfox.AI för Palkeet.

“Över 400 000 inköpsfakturor som skulle kunna automatiseras med hjälp av AI bokförs manuellt i de finansiella tjänster som Palkeet tillhandahåller. Ju mer manuellt arbete fakturaflödet innehåller, desto mer behöver du människor för att hantera fakturorna, vilket leder till en dyrare process.

Målet med upphandlingen var att hitta en färdig AI-baserad tjänst som kunde höja automatiseringsnivån för de nu manuellt hanterade inköpsfakturorna till en så hög nivå som möjligt. Artificiell intelligens sågs som en mycket nödvändig teknik eftersom den ger möjlighet att avsevärt höja automatiseringsnivån för fakturor som inte är postförskott.” – Eija hartikainen, utvecklingschef, Palkeet

“Det är fantastiskt att se att ett statligt ägt bolag investerar i att utveckla sina processer med hjälp av modern teknik. Den AI-baserade tjänst som vi har utvecklat passar mycket bra in i Palkeets nuvarande situation och deras sätt att ständigt utveckla sin verksamhet för att bli mer flytande och effektiv.” – Miikka Savolainen, operativ chef, Snowfox.AI

Hur fungerar AI?

AI:n lär sig baserat på historiska inköpsfakturadata och hur fakturorna har bokförts tidigare. Utifrån detta skapar AI:n automatiskt en modell som kan kontera de inkommande fakturorna automatiskt.

AI:n använder all information på fakturan och läser även av bilden på fakturan när den skapar förutsägelser för fakturan. Även om det saknas information på fakturan kan AI:n ändå automatisera fakturahanteringen på ett effektivt sätt, eftersom den använder all information och inte blir förvirrad av att t.ex. ett leverantörsnummer eller referensnummer saknas.

Det är möjligt att ändra konteringarna under cirkulationen, om AI:n till exempel har förutspått ett felaktigt värde för en viss redovisningsdimension. Efter att fakturacirkulationen har slutförts får AI:n feedback från de sista konteringarna och använder denna information för att finjustera sina modeller. Detta leder till att AI:n ständigt lär sig och kan hantera fakturorna med allt större precision. Allt detta sker helt automatiskt i AI-tjänsten Snowfox.AI.

Kvaliteten på AI-tjänsten testades under anbudsförfarandet

En del av den offentliga anbudsprocessen var att testa den artificiella intelligensens kapacitet. Palkeet skickade historiska inköpsfakturadata och deras konteringsinformation till alla deltagare i anbudsprocessen för att träna deras AI-modeller. Efter detta skickade Palkeet en ny omgång inköpsfakturor som den skapade AI-modellen skulle kontera. Deltagarna i anbudsprocessen skickade sedan de konteringar som deras AI hade gjort till Palkeet, som analyserade deras validitet och poängsatte de olika AI-lösningarnas prestanda.

På Snowfox.AI gillade vi Palkeets idé om att ta med testning av AI:s kapacitet i anbudsprocessen. På så sätt kunde de validera kapaciteten hos de erbjudna lösningarna och poängsättningen baserades inte bara på löften.

“Jag är verkligen glad över vårt inledande samarbete med Palkeet. Jag är särskilt stolt över att vår AI-baserade tjänst var bäst i test under anbudsprocessen och att vår förmånsbaserade prissättningsmodell tilltalade Palkeet.” – Tuomas Haapassari, CGO, Snowfox.AI

AI är anslutet till det befintliga fakturahanteringssystemet

Implementeringsprocessen för att få lösningen i drift för Palkeet har redan påbörjats. Inköpsfakturan AI kommer att anslutas till Palkeets nuvarande fakturahanteringssystem.

Utrullningen av AI för inköpsfakturor kommer att ske stegvis. Projektet är redan på väg med förberedelser för en pilotperiod och AI kommer att vara fullt operativt för alla Palkeets kunder i mars 2022.

När AI:n tas i drift är det enda som kommer att förändras i den dagliga verksamheten att de inköpsfakturor som nu måste bokföras manuellt kan automatiseras med AI.

Nyttobaserad prissättning ger kostnader endast från realiserad automatisering

Snowfox DNA har idén inbyggd i sig, att tjänsten måste skapa mer värde än vad kunden betalar för den. På grund av detta är vår prissättning helt baserad på transaktionskostnader för automatiserade inköpsfakturor, som är betydligt lägre än manuellt arbete.

Transaktionskostnaderna uppstår för kunden endast om AI har gjort korrekta förutsägelser av bokföringen. Om AI:n av någon anledning inte kan förutsäga bokföringen korrekt uppstår inga kostnader för kunden. På så sätt betalar Palkeet endast för levererad automatisering och inga pengar slösas bort på felaktiga förutsägelser.

“Vårt mål är att bli världens bästa leverantör av AI-tjänster för finansiell administration och att Palkeet litar på vår produkt är en bra indikation på att vi är på rätt väg.” – Ville-Veikko Laukkanen, VD, Snowfox.AI

En analystjänst i realtid för AI

Under driftsättningen av Snowfox.AI kommer Palkeet att få inloggningsuppgifter till en analystjänst i realtid som gör det möjligt att övervaka AI:s åtgärder. Analysen visar andelen fakturor som AI:n har automatiserat och hur väl AI:n har kunnat förutsäga bokföringar på dem. Analysen visar också hur säker AI:n har varit på varje förutsägelse och mycket mer.

Analysverktyget gör det möjligt för både Palkeet och Snowfox att tydligt se AI:ns kapacitet och var det finns utrymme för förbättringar. Detta är avgörande eftersom AI:n ständigt vidareutvecklas och analystjänsten gör det möjligt att identifiera viktiga förbättringsområden.

“Vi är glada över att få arbeta med automatisering av inköpsfakturor för staten. Vi är mycket stolta över att genomföra betydande utveckling för den finska regeringen.” – Miikka Savolainen, Snowfox.AI